Persónuverndarstefna Hlutverkaseturs

Almennt

AE starfsendurhæfing ehf., kt. 640505-0280, rekur Hlutverkasetur (hér eftir “Hlutverkasetur”). Hlutverkasetur er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við starfsemi þess. Hlutverkasetur er virkni og endurhæfingarmiðstöð sem starfar á grundvelli laga nr. 100/2007 um almannatryggingar, nr. 112/2008 um sjúkratryggingar, lögum nr. 59/1992 um málefni fatlaðra og lögum nr. 55/2006 um vinnumarkaðsaðgerðir. Þá fer öll vinnsla persónuupplýsinga hjá Hlutverkasetri fram í samræmi við persónuverndarlög á hverjum tíma, sbr. núlög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Megin starfsemi Hlutverkaseturs er að bjóða uppá virkni og stuðning við einstaklinga sem hafa verið lengi án atvinnu, búa við félagslega einangrun, vilja efla sjálfan sig á einhvern hátt eða vilja stefna aftur á vinnumarkað.

Hlutverkasetur er til húsa að Borgartúni 1, 105 Reykjavík. Sími Hlutverkaseturs er 695-9285 og netfangið er hlutverkasetur@hlutverkasetur.is

Nánari upplýsingar um starfsemina má finna á heimasíðu Hlutverkaseturs.

Hvenær og afhverju vinnur Hlutverkasetur með persónuupplýsingar?

Hlutverkasetur vinnur með ýmsar tegundir persónuupplýsinga um skjólstæðinga sína, en persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint. Hvaða persónuupplýsingum er safnað fer eftir aðstæðum hverju sinni.

Starfsmenn Hlutverkaseturs vinna til að mynda með persónuupplýsingar í tengslum við þjónustusamninga við Vinnumálastofnum og Reykjavíkurborg, við gerð endurhæfingaráætlana (þegar við á), í samskiptum við aðra fagaðila (þegar við á og í samráði við einstaklinginn) og við gerð ársskýrslu. Í öllum tilvikum er lögð áhersla á að persónuupplýsingarnar séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar. Hlutverkasetur vill taka fram að engin persónugreinanleg gögn koma fram í ársskýrslu, einungis tölfræðilegar upplýsingar um þá sem sótt hafa staðinn.

Starfsmenn vinna með þær persónuupplýsingar sem koma fram í næsta lið til að uppfylla kröfur samningsaðila um skráningu og utanumhald þeirra einstaklinga sem sækja Hlutverkasetur.

Hvaða persónuupplýsingar vinnur Hlutverkasetur með?

Hlutverkasetur vinnur bæði með almennar persónuupplýsingar og viðkvæmar persónuupplýsingar. Upplýsingarnar eru aðeins unnar í lögmætum tilgangi og til samræmis við gildandi persónuverndarlöggjöf á hverjum tíma. Þessum upplýsingum er safnað með því að einstaklingur sem sækist eftir þjónustu fyllir út skráningarblað. Á skráningarblaðinu gefur fólk upp nafn, kt., heimilisfang, símanúmer og netfang. Einnig er spurt um stöðu fólks, þ.e. hvaðan það fær framfærslu, nánasta aðstandanda, hvernig fólk vill nýta sér staðinn og áhugamál og styrkleika. Liðurinn „Eitthvað sem við þurfum að vita af?“ er valfrjálst að fylla út en þar geta komið fram viðkvæmar persónuupplýsingar. Einnig merkja einstaklingar við sig í gestabók og
á mætingarlista þeirra námskeiða sem það sækir.

Þegar einstaklingur er á endurhæfingarlífeyri eða fær sértækan stuðning skráum við þegar við á fleiri viðkvæmar persónuupplýsingar sem geta tengst stöðu hans.

Þín réttindi samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni

Þú átt við ákveðnar kringumstæður tiltekin réttindi á grundvelli persónuverndarlaga. Þú átt til dæmis rétt á því að fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar við vinnum með um þig ásamt því að fá leiðréttingu skráningar ef upplýsingarnar eru rangar. Í vissum tilfellum áttu rétt á því að tilteknum upplýsingum verði eytt þó tímamarki geymslu hafi ekki verið náð. Þá getur þú óskað eftir því að upplýsingum sé eytt þegar geymsla þeirra er ekki nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu. Þá getur þú veitt okkur heimild til að vinna með upplýsingar á hverjum tíma og eftir því sem við á dregið til baka samþykki þitt. Þessi réttindi eru þó ekki fortakslaus og kann beiðni þinni að vera hafnað er heimild er til þess í lögum. Komi til þess að við höfnum beiðni þinni að heild eða hluta munum við leitast við að útskýra á hvaða grundvelli.

Þú getur beint til okkar fyrirspurnum um vinnslu persónuupplýsinga og réttindi þín á hverjum tíma á netfang okkar.
Þér er ávallt heimilt að beina erindi eða kvörtun til Persónuverndar. Á heimasíðu Persónuverndar, www.personuvernd.is, er einnig að finna frekari upplýsingar og leiðbeiningar um réttindi og skyldur skráðra aðila.

Hvað er skráð þegar þú hefur samband við Hlutverkasetur?

Símtöl sem berast til Hlutverkaseturs eru hvorki skráð niður né tekin upp. Starfsmaður getur skrifað niður nafn og símanúmer í tengslum við kynningar og í sumum tilfellum erindi óski einstaklingur eftir því í tengslum við að ná til ákveðins starfsmanns.

Upplýsingar um starfsmenn

Hlutverkasetur vinnur með persónuupplýsingar um starfsmenn og verktaka til að geta greitt þeim laun fyrir störf sín. Ákveðnar upplýsingar eru nauðsynlegar til að greiðsla launa geti átt sér stað og má þar nefna; bankaupplýsingar, tengiliðaupplýsingar, skattþrep, stéttafélagsaðild, lífeyrissjóðsupplýsingar og skuldir við innheimtumann ríkissjóðs.

Varðveisla og eyðing gagna

Hlutverkasetur leggur ríka áherslu á öryggi við vinnslu persónuupplýsinga og hefur því gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana, til að tryggja að persónuupplýsingar glatist ekki, komist í hendur þriðju aðila eða taki breytingum. Öll prentuð gögn sem geyma persónulegar upplýsingar eru geymd í læstum hirslum innan veggja Hlutverkaseturs. Gögn á rafrænu formi eru í tölvum þeirra starfsmanna sem sinna utanumhaldi og stuðning við þá einstaklinga sem sækja staðinn. Þessar tölvur eru læstar með lykilorði auk þess eru skrárnar læstar með lykilorðum.

Hlutverkasetur varðveitir persónuupplýsingar eins lengi og nauðsynlegt er og í samræmi við þann tilgang sem þeim var safnað, þ.m.t. til þess að uppfylla lagaskyldu og bókhaldsskyldu. Sem dæmi má nefna að mætingarlistar og gestabækur eru varðveittar í 3 ár, skráningarblöð í 5 ár og bókhalds- og rafræn gögn í 7 ár.

Allar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verða tilkynntar á heimasíðu Hlutverkaseturs.

Persónuverndarstefna þessi var síðast samþykkt þann 12. apríl 2019.